I. Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa zasady rezerwacji oraz warunki świadczenia usług najmu krótkoterminowego lokali mieszkalnych oferowanych przez ArtHaven Sp. z o.o.

Dokonanie rezerwacji przez Klienta jest równoznaczne z akceptacją postanowień Regulaminu.

ArtHaven Sp. z o.o. posiada tytuł prawny do oferowanych apartamentów i jest uprawniona do zawierania umów najmu krótkoterminowego. Klient przyjmuje do wiadomości, że zgodnie z art. 38 pkt 12 ustawy o prawach konsumenta, nie przysługuje mu prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa.

II. Definicje

Na potrzeby Regulaminu przyjmuje się następujące znaczenia pojęć:

Apartament – lokal mieszkalny oferowany przez ArtHaven Sp. z o.o., stanowiący przedmiot rezerwacji.

ArtHaven Apartments – marka prowadzona przez ArtHaven Sp. z o.o., ul. Karpacka 39B/38, 85-164 Bydgoszcz, NIP 9532820228, e-mail: ArtHavenApartments@gmail.com.pl, tel. 781 697 291.

Klient – osoba fizyczna (pełnoletnia) lub osoba prawna, będąca stroną umowy najmu krótkoterminowego apartamentu bądź dokonująca rezerwacji w imieniu własnym lub osób trzecich.

Regulamin – niniejszy dokument określający warunki świadczenia usług najmu krótkoterminowego.

Rezydent – osoba upoważniona przez ArtHaven Apartments do przekazania i odbioru apartamentu od Klienta oraz do wykonywania innych czynności określonych Regulaminem.

Serwis internetowy – strona lub portal umożliwiający dokonanie rezerwacji apartamentu.

Rezerwacja – czynność polegająca na wyborze apartamentu, terminu pobytu i ewentualnych usług dodatkowych przez Klienta za pośrednictwem serwisu internetowego, telefonicznie lub mailowo, prowadząca do zawarcia umowy najmu na warunkach określonych w Regulaminie.

III. Rezerwacja

1. Złożenie rezerwacji oznacza pełną akceptację postanowień Regulaminu. Rezerwacji można dokonać w następujący sposób:
   • a) poprzez formularz online,
   • b) telefonicznie pod numerem 781 697 291,
   • c) mailowo na adres ArtHavenApartments@gmail.com.pl,
   • d) za pośrednictwem portali rezerwacyjnych.
2. Przy dokonywaniu rezerwacji Klient podaje:
   • a) termin pobytu,
   • b) wybrany apartament,
   • c) dane kontaktowe,
   • d) liczbę osób,
   • e) planowaną godzinę przyjazdu,
   • f) ewentualne usługi dodatkowe.
3. Potwierdzenie rezerwacji następuje poprzez wiadomość wysłaną do Klienta na wskazany adres e-mail, numer telefonu lub poprzez serwis rezerwacyjny. Potwierdzenie obejmuje podsumowanie oferty oraz całkowitą cenę usługi.
4. Pobyt dziecka do 4. roku życia, śpiącego wspólnie z opiekunem lub w prywatnym łóżeczku (bez dodatkowej pościeli), jest bezpłatny. Bezpłatny pobyt przysługuje maksymalnie jednemu dziecku do 4 lat na jednego opiekuna.
5. Podczas rezerwacji Klient jest zobowiązany podać pełną liczbę osób, w tym dzieci, wraz z ich wiekiem oraz zaznaczyć, które z dzieci korzystają z bezpłatnego pobytu (informacja w polu „Uwagi”). Łączna liczba osób (w tym dzieci) nie może przekroczyć maksymalnej dopuszczalnej liczby gości dla danego apartamentu.

IV. Opłata rezerwacyjna

1. Klient dokonujący rezerwacji za pośrednictwem serwisu internetowego zobowiązany jest do opłacenia całkowitej ceny usługi wskazanej w podsumowaniu rezerwacji, zgodnie z instrukcjami podanymi w panelu rezerwacyjnym.
2. W przypadku rezerwacji telefonicznej:
   • a) Klient zobowiązany jest do natychmiastowego uiszczenia opłaty rezerwacyjnej w wysokości minimum 30% wartości całkowitej ceny usługi przelewem na rachunek wskazany w potwierdzeniu rezerwacji.
   • b) Brak zaksięgowania opłaty rezerwacyjnej do godziny 16:00 następnego dnia roboczego uprawnia ArtHaven Apartments do anulowania rezerwacji.
   • c) Pozostała część należności powinna zostać wpłacona nie później niż 7 dni przed planowanym rozpoczęciem pobytu.
   • d) Jeżeli do rozpoczęcia pobytu pozostaje mniej niż 7 dni, Klient zobowiązany jest uiścić całość należności w dniu rezerwacji.
   • e) W tytule przelewu należy wskazać nazwę apartamentu, termin pobytu oraz numer rezerwacji.
   • f) Rachunek bankowy do wpłat: PL 98 1050 1764 1000 0090 8724 0173, odbiorca: ArtHaven sp. z o.o.

V. Zmiana i anulowanie rezerwacji

1. Zmiana rezerwacji jest możliwa wyłącznie w przypadku dostępności apartamentu w nowym terminie:
   • a) Jeżeli cena usługi w nowym terminie jest wyższa – Klient pokrywa różnicę,
   • b) Jeżeli cena jest niższa – różnica zostanie zwrócona Klientowi w ciągu 14 dni,
   • c) Zmiana jest możliwa nie później niż 7 dni przed planowanym rozpoczęciem pobytu.
2. Anulowanie rezerwacji przez Klienta możliwe jest najpóźniej 7 dni przed planowaną datą przyjazdu.
   • a) W takim przypadku wpłacona opłata rezerwacyjna zostaje zwrócona, pomniejszona o prowizję operatora płatności (ok. 1,5%), w terminie 7 dni roboczych od anulowania lub zgodnie z regulaminem platformy zewnętrznej (Booking).
   • b) Anulowanie po tym terminie skutkuje utratą opłaty rezerwacyjnej.
3. Rezerwacja może zostać anulowana przez Klienta również w sytuacjach niezależnych od niego, w szczególności gdy: z przyczyn technicznych (awaria, błąd systemu, wycofanie apartamentu z oferty) nie jest możliwe oddanie lokalu do użytku, ArtHaven Apartments nie może zapewnić apartamentu w stanie zgodnym z przeznaczeniem. Wówczas Klientowi zostanie zaproponowany apartament o porównywalnym standardzie lub możliwość odstąpienia od umowy ze zwrotem pełnej kwoty.

   W razie wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności w zarezerwowanym apartamencie, ArtHaven Apartments może zaproponować apartament zastępczy o zbliżonym standardzie. Klient ma wówczas prawo odstąpić od rezerwacji i uzyskać zwrot wszystkich dokonanych wpłat.

   W przypadku dokonania płatności bonem lub bonem podarunkowym – w razie anulowania rezerwacji przez Klienta bądź z jego winy – wartość bonu nie podlega zwrotowi.

VI. Zameldowanie i wymeldowanie

1. Doba hotelowa rozpoczyna się o godzinie 16:00 w dniu przyjazdu i kończy o godzinie 11:00 w dniu wyjazdu.
2. Zameldowanie odbywa się w formie samoobsługowej, zgodnie z instrukcją przesłaną Klientowi w dniu przyjazdu.
3. W dniu wymeldowania Klient zobowiązany jest pozostawić klucze, piloty oraz karty parkingowe (jeśli zostały wydane) w miejscu wskazanym w instrukcji zameldowania. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować obciążeniem Klienta kosztami poniesionymi przez ArtHaven Apartments.
4. ArtHaven Apartments zastrzega sobie prawo pobrania kaucji zabezpieczającej.
5. Przedsiębiorca może odmówić wydania apartamentu i anulować rezerwację, jeżeli Klient:
   • a) znajduje się pod wpływem alkoholu lub środków odurzających,
   • b) zachowuje się agresywnie,
   • c) stwarza zagrożenie dla osób trzecich lub mienia,
   • d) w przeszłości rażąco naruszył Regulamin bądź nie uregulował należności.
6. ArtHaven Apartments ma prawo dokonać kontroli stanu technicznego apartamentu przed wymeldowaniem Klienta. W przypadku stwierdzenia szkód Klient zobowiązany jest do pokrycia kosztów ich naprawy w całości, najpóźniej w dniu wymeldowania.
7. Wcześniejsze zakończenie pobytu z przyczyn leżących po stronie Klienta nie stanowi podstawy do zwrotu opłaty za niewykorzystane świadczenia.

VII. Obowiązki Klienta

1. Klient zobowiązany jest korzystać z apartamentu wyłącznie w celach turystycznych lub wypoczynkowych. Zabronione jest podnajmowanie lokalu lub oddawanie go do bezpłatnego używania osobom trzecim.
2. Wszelkie nieprawidłowości stwierdzone w apartamencie powinny zostać zgłoszone niezwłocznie po zameldowaniu. Brak zgłoszenia może skutkować obciążeniem Klienta kosztami usunięcia szkód.
3. W apartamencie obowiązuje cisza nocna w godzinach od 22:00 do 6:00. Zakłócanie spokoju sąsiadów lub naruszanie zasad współżycia społecznego uprawnia ArtHaven Apartments do rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym, bez obowiązku zwrotu kosztów pobytu.
4. Organizowanie imprez i spotkań towarzyskich w apartamentach jest zabronione. W razie naruszenia tego zakazu przedsiębiorca ma prawo natychmiast rozwiązać umowę bez zwrotu kosztów.
5. W apartamencie obowiązuje bezwzględny zakaz palenia tytoniu, papierosów elektronicznych oraz stosowania innych używek. Naruszenie zakazu skutkuje naliczeniem opłaty w wysokości 500 zł, niezależnie od możliwości dochodzenia dodatkowego odszkodowania.
6. Klient jest zobowiązany do należytego zabezpieczania apartamentu, w szczególności poprzez:
   • a) zamykanie drzwi i okien przy każdorazowym opuszczaniu lokalu,
   • b) staranne przechowywanie kluczy bez udostępniania ich osobom trzecim,
   • c) dbanie o apartament, w tym wyłączanie zbędnego oświetlenia, zakręcanie wody, pozostawianie tabliczek i oznaczeń na drzwiach,
   • d) niewynoszenie przedmiotów stanowiących wyposażenie apartamentu.
7. Klient zobowiązany jest zwrócić apartament w stanie nienaruszonym, z uwzględnieniem normalnego zużycia wynikającego z eksploatacji. W dniu wyjazdu należy wyrzucić śmieci do pojemników znajdujących się na zewnątrz budynku.
8. ArtHaven Apartments lub osoba przez nią wyznaczona ma prawo wstępu do apartamentu w przypadku konieczności usunięcia awarii lub gdy istnieje uzasadnione podejrzenie naruszenia Regulaminu.
9. Klient jest zobowiązany do właściwego użytkowania armatury, baterii i urządzeń elektrycznych. Zabrania się korzystania z urządzeń elektrycznych niewchodzących w skład wyposażenia apartamentu, z wyjątkiem sprzętu osobistego (komputer, ładowarka, suszarka, golarka).
10. ArtHaven Apartments nie odpowiada za rzeczy pozostawione w apartamencie. Zwrot rzeczy znalezionych możliwy jest wyłącznie na koszt Klienta.
11. Klient odpowiada za działania i zaniechania wszystkich osób przebywających w apartamencie razem z nim, tak jak za własne.

VIII. Usługi dodatkowe

1. Pobyt zwierzęcia domowego – opłata wynosi 40 zł/doba/zwierzę, dostępna wyłącznie w wybranych apartamentach.
2. Wymiana pościeli i ręczników – cena ustalana indywidualnie w zależności od liczby gości; termin i godzina usługi muszą zostać uzgodnione najpóźniej dzień wcześniej i potwierdzone przez ArtHaven Apartments.
3. Sprzątanie apartamentu – opłata jednorazowa wynosi 100 zł.
4. Opłaty za usługi dodatkowe uiszczane są BLIKiem po wcześniejszym uzgodnieniu z ArtHaven Apartments.

IX. Pobyt zwierząt

1. Pobyt zwierząt domowych możliwy jest wyłącznie w wybranych apartamentach. Wniesienie zwierzęcia bez wcześniejszego uzgodnienia uprawnia obsługę do odmowy wydania lokalu.

   Klient zobowiązany jest posiadać książeczkę zdrowia zwierzęcia z aktualnymi szczepieniami. Zwierzę musi mieć własne legowisko lub klatkę. Zabrania się przebywania zwierząt na kanapach, fotelach czy łóżkach.

2. Za pobyt zwierzęcia pobierana jest dodatkowa opłata zgodna z cennikiem usług dodatkowych, płatna przed przyjazdem za pośrednictwem BLIK.

   W przypadku więcej niż jednego zwierzęcia ArtHaven Apartments zastrzega sobie prawo pobrania dodatkowej kaucji zabezpieczającej w wysokości 1000 zł.

3. Właściciel zobowiązany jest do sprzątania po swoim zwierzęciu.
4. Klient ponosi pełną odpowiedzialność za zwierzę oraz wszelkie szkody przez nie wyrządzone, w tym koszty czyszczenia i usuwania zapachów.

   Jeżeli w dniu wymeldowania stan apartamentu uniemożliwia przyjęcie kolejnych gości, na Klienta może zostać nałożona kara umowna w wysokości dwukrotności ceny dobowej apartamentu.

X. Odpowiedzialność

1. ArtHaven Apartments nie ponosi odpowiedzialności za niedogodności powstałe w trakcie pobytu, wynikające z:
   • a) prac budowlanych lub wykończeniowych prowadzonych na terenie obiektu lub wokół apartamentu,
   • b) przerw w dostawie mediów z przyczyn niezależnych od ArtHaven Apartments,
   • c) hałasu pochodzącego z nieruchomości sąsiednich.
2. ArtHaven Apartments nie odpowiada za utratę lub uszkodzenie pojazdów pozostawionych w garażu przynależnym do apartamentu ani na miejscach parkingowych na zewnątrz.
3. Klient jest zobowiązany niezwłocznie zgłosić wszelkie szkody wyrządzone w trakcie pobytu i pokryć ich równowartość. Odpowiada również za szkody wyrządzone przez osoby przebywające w apartamencie za jego zgodą lub wiedzą. W przypadku zniszczeń uniemożliwiających dalszy najem, Klient ponosi odpowiedzialność finansową za każdy dzień wyłączony z wynajmu, w wysokości dwukrotnej ceny aktualnej doby apartamentu.
4. Za zanieczyszczenie apartamentu wymiocinami Klient zobowiązany jest pokryć koszty profesjonalnego czyszczenia dywanów i innych zanieczyszczonych materiałów w wysokości 1500 zł.
5. Naruszenie zakazu palenia, stosowania innych wyrobów tytoniowych, używek oraz używania świec uprawnia ArtHaven Apartments do naliczenia kary umownej w wysokości 500 zł.
6. Niedokonanie zwrotu apartamentu po zakończeniu rezerwacji skutkuje obowiązkiem zapłaty dwukrotności aktualnej ceny apartamentu za każdą dobę opóźnienia.
7. Podczas wymeldowania Klient zobowiązany jest zwrócić wszystkie udostępnione klucze, karty wejściowe oraz piloty. Za ich brak naliczana jest opłata w wysokości 500 zł za każdy z tych elementów.
8. Liczba osób przebywających w apartamencie nie może przekraczać liczby wskazanej podczas rezerwacji. W przypadku przekroczenia tej liczby, Klient zostanie obciążony opłatą 200 zł za każdą dodatkową osobę za każdą dobę.
9. W przypadku, gdy szkody wyrządzone w apartamencie przekraczają kwoty zastrzeżonych kar lub opłat dodatkowych, ArtHaven Apartments uprawnione jest do dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych.
10. Nieuzasadnione wezwanie pracownika ArtHaven Apartments do apartamentu skutkuje naliczeniem dodatkowej opłaty w wysokości 300 zł, pobieranej w dniu przyjazdu przez uprawnionego pracownika.

XI. Reklamacje

1. Klient może złożyć reklamację w terminie 14 dni od wystąpienia nieprawidłowości. Reklamacje należy przesyłać pisemnie na adres siedziby ArtHaven Apartments lub drogą elektroniczną na adres: ArtHavenApartments@gmail.com.pl.
2. Rozpatrzenie reklamacji następuje w terminie 30 dni roboczych od jej otrzymania. Klient zostanie powiadomiony o decyzji listownie lub drogą elektroniczną, na adres wskazany w treści reklamacji.
3. W przypadku dochodzenia roszczeń na drodze sądowej właściwy jest Sąd Rejonowy w Bydgoszczy, a pozwanym jest ArtHaven Apartments. Konsument ma prawo zgłoszenia sprawy również do Miejskiego lub Powiatowego Rzecznika Konsumentów.

XII. Dane kontaktowe

Biuro ArtHaven Apartments: ul. Karpacka 39B/38, 85-164 Bydgoszcz

Kontakt telefoniczny: +48 781 697 291

Adres do korespondencji: siedziba ArtHaven Apartments wskazana w pkt. 12.1.

Kontakt elektroniczny: ArtHavenApartments@gmail.com.pl

XIII. Polityka prywatności

1. Administratorem danych osobowych jest ArtHaven sp. z o.o. z siedzibą w Bydgoszczy (ul. Karpacka 39B/38, 85-164), wpisana do KRS przez Sąd Rejonowy Bydgoszcz, VII Wydział Gospodarczy, nr KRS: 0001252297, NIP: 9532820228, REGON: 545221348.
2. Dane przetwarzane są w celu realizacji rezerwacji i postanowień Regulaminu. Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do świadczenia usług. Dane będą przetwarzane przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z rezerwacji lub wykonania usługi, a w przypadku zgody – do jej odwołania.
3. Podstawy przetwarzania danych:
   • a) Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do realizacji umowy,
   • b) Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora w zakresie obsługi korespondencji i działań marketingowych.
4. Klient ma prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

   W przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody, Klient ma prawo jej wycofania w dowolnym momencie, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanym przed wycofaniem zgody. Dane mogą podlegać profilowaniu w zakresie udzielonej zgody.

5. Dane mogą być przekazywane firmom świadczącym usługi księgowe.
6. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych lub korzystaniem z praw związanych z danymi osobowymi Klient może kontaktować się listownie na adres siedziby ArtHaven Apartments lub drogą elektroniczną na ArtHavenApartments@gmail.com.pl. Klientowi przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.